← Terug

In gesprek met Jorn. Ben jij de nieuwe secretaris?

In maart kunnen jullie het eerste bestuur worden van een nieuwe vereniging! Om jullie een goed beeld te geven van de werkzaamheden van een bestuurslid, zal over elk bestuurslid van het PM Bestuur 20/21 een artikel worden geplaatst. Dit keer is aan het woord Jorn van Straten, de secretaris van PM! 

Kleine introductie
Mijn naam is Jorn van Straten. Ik ben 22 jaar oud, kom uit Dronten en studeer Accountancy aan de RuG. Voor ik Bedrijfskunde studeerde, heb ik twee jaar aan Windesheim gestudeerd. Eerst werktuigbouwkunde en vervolgens technische bedrijfskunde. Dit bleek niets voor mij te zijn waarna ik voor Groningen heb gekozen. In mijn vrije tijd speel ik gitaar en sport ik af en toe, maar dit laatste is wel lastig in corona tijd in verband met reserveringen. Het meeste geniet ik van terrasjes pakken wanneer dit weer mogelijk is.

Via een projectgroep ben ik met Helga in contact gekomen. Zij was al actief bij PM en op die manier ben ik ook met de vereniging in contact gekomen. Op dat moment was PM op zoek naar actieve leden, dus ben ik meteen gaan solliciteren. Op die manier ben ik terecht gekomen in de Congres commissie en ben vanuit daar doorgegroeid tot secretaris van het bestuur.

Waarom heb je gekozen voor een bestuursjaar en de specifieke functie? 
Ik heb gekozen voor een bestuursjaar, omdat ik me verveelde tijdens de lockdown vorig studiejaar. Hierdoor was ik opzoek naar een goede tijdsbesteding. Ik ben ook benaderd om een bestuursjaar te doen en zodoende ben ik er ingerold. In eerste instantie wilde ik de functie van bedrijfscontacten vervullen, maar deze was al bezet. Toen heb ik mijn functie als secretaris doorgezet. Hier had ik al ervaring mee vanuit de Congres commissie en toen vond ik dit ook al leuk. 

Wat verwacht je van je bestuursjaar te leren en wat heb je al geleerd?
Ik verwachtte te leren omgaan met drukke periodes en stressvolle situaties. Daarnaast ook het leiden van een organisatie. Hier komt natuurlijk ook het maken van lastige beslissingen bij. Wat ik al heb geleerd is een groot stuk crisismanagement, omdat op het laatste moment sommige dingen omgegooid moesten worden door corona.

Hoe zag het selectieproces eruit?
Ik kreeg een belletje van Daniël, de secretaris van het vorige bestuur, met de vraag of ik wilde solliciteren voor het bestuur. Ik wist het in het begin nog niet zeker, omdat ik gewoon wilde afstuderen en een bestuursjaar toch wel intensief kan zijn. Uiteindelijk heb ik een gesprek met Daniël en Martijn, bedrijfscontacten van vorig jaar, gehad. Zij hebben mijn zorgen weggenomen, omdat er mogelijkheid is tot delegatie of taken uitvoeren op een ander moment. Voordeel hierbij was wel dat de constitutieborrels dit jaar niet doorgingen, deze kosten veel tijd omdat men verwacht dat je hierbij aanwezig bent. 

Vervolgens heb ik een motivatiebrief geschreven, op basis waarvan ik ben uitgenodigd voor een gesprek. Hierbij stelden Daniël en Martijn functiespecifieke vragen. Eén van de vragen hierbij was bijvoorbeeld hoe je een conflict met of van een lid kan oplossen. Op basis hiervan maken ze dan een beslissing en zo kreeg ik te horen dat ik secretaris was geworden.

Wat zijn je verantwoordelijkheden?
Mijn voornaamste verantwoordelijkheid is de communicatie met en het werven van actieve leden. Eén van de taken die hierbij komt is dat ik kijk wat de beste plek is voor mensen in de verschillende commissies. Daarnaast maak ik de nieuwsbrieven en schrijf ik alle mailings. Bovendien houd ik me bezig met het maken van afbeeldingen voor op de socials. Hierbij hoort ook het bijhouden van het ledenbestand en het drukwerk. Al is dit laatste door corona veel minder geworden omdat alles toch digitaal is.  

Hoe ziet een typische week als secretaris eruit?
Dat is lastig te zeggen omdat op dit moment iedere week er anders uit ziet. Maandag is een dag om alles op orde te maken, zoals de planning voor de komende week. Op dinsdag heb ik vaak een meeting met PM en Risk, werk ik mijn to do’s weg en heb ik ‘s avonds huisavond. Woensdag werk ik de mail weg en overige to do’s. Normaal gesproken sport ik ook vier keer in de week, maar door corona heb ik veel vrije tijd omdat sporten vaak niet mogelijk is. Donderdagochtend hebben we de bestuursvergadering. Deze duurt vaak tot in de middag, waarna ik alvast begin met de to do’s voor komende week. Op vrijdag heb ik dan weer een hele dag college.

Welke uitdaging heb je meegemaakt en hoe heb je deze opgelost?
Door de lockdown konden we op een gegeven moment niet meer promoten op de RuG. Ik ben verantwoordelijk voor het werven van actieve leden en meestal doe je dit door tijdens de colleges een praatje te houden. Hierdoor moest ik alle andere mogelijkheden gebruiken om toch actieve leden te kunnen werven. Zo ben ik bij alle activiteiten langsgegaan om te kijken welke mensen ooit aangegeven hebben actief lid te willen worden. Toen heb ik zoveel mogelijk mensen gebeld die ooit op een evenement aanwezig zijn geweest met de vraag of ze actief lid wilden worden. Zodoende hebben we een mooi aantal actieve leden gekregen, hoewel er bijna geen promotiemateriaal was. Dit was meteen een grote uitdaging aan het begin van mijn bestuursjaar.

Wat wil je verder nog meegeven aan het potentiële nieuwe bestuur?
Het klinkt misschien cliché, maar een bestuursjaar is ontzettend leerzaam. Je krijgt namelijk veel verantwoordelijkheid voor de vereniging. Dit zet je aan het denken en zorgt ervoor dat je gedreven bent om iets goeds te doen voor de vereniging. Bovendien moet je vooral niet vergeten plezier te hebben, een bestuursjaar is ontzettend gezellig!

Wil jij na het lezen van dit artikel meer weten over de functie van secretaris, over een van de andere functies binnen het bestuur of over een bestuursjaar in het algemeen? Stuur dan een mail naar bestuur@studieverenigingpm.com of stuur een van de bestuursleden een berichtje!

Benieuwd wat PM voor jou kan betekenen? Word lid!

Lid worden (€1,-)