← Terug

In gesprek met Sam. Ben jij de nieuwe penningmeester?

In maart kunnen jullie het eerste bestuur worden van een nieuwe vereniging! Om jullie een goed beeld te geven van de werkzaamheden van een bestuurslid, zal over elk bestuurslid van het PM Bestuur 20/21 een artikel worden geplaatst. Dit keer is aan het woord Sam Kranenburg, de Penningmeester van PM! 

Kleine introductie
Mijn naam is Sam Kranenburg, 22 jaar oud en penningmeester van het bestuur. Ik zit in de afrondende fase van mijn master Accountancy en Controlling, waar ik beide tracks van volg. Ik heb een bijbaantje op de RuG voor de vakgroep Accountancy, waar ik wetenschappelijke onderzoeken ondersteun. Verder voetbal ik graag en vind ik het leuk om met vrienden af te spreken, voor zover dat mogelijk is in deze tijd.

In het begin kende ik PM niet zo goed, maar ben ik gaan kijken naar wat ze eigenlijk organiseerden. Toen ben ik eerst naar een paar tentamentrainingen en het PM Congres geweest, waardoor mijn hele beeld van PM positief werd gestemd. Kennissen en collega’s hebben me aangeraden om de borrels te bezoeken en toen heb ik me aangemeld voor de Congres commissie. 

Waarom heb je gekozen voor een bestuursjaar en de specifieke functie? 
Ik ging best wel snel door de bachelor heen, maar ik wilde nog niet klaar zijn met mijn studentenleven. De Congres commissie is eigenlijk al de grootste commissie binnen PM, maar ik wilde hier graag nog een stapje bovenop doen omdat ik mezelf graag wilde blijven ontwikkelen. In de Congres commissie kwam ik er achter dat ik het leuk vond om dingen te organiseren, in een groep bezig te zijn en iets tot een mooi einde te brengen. Zodoende heb ik gesolliciteerd voor een bestuursjaar.

Toen ik nog geen commissie had gedaan, dacht ik dat de functie van penningmeester niets voor mij zou zijn omdat je tijdens je studie al de hele tijd met cijfers bezig bent. Het mooie van het penningmeesterschap is dat je alles in handen hebt. Je maakt de begroting in overleg, maar uiteindelijk beslist de penningmeester. Ik vind het leuk dat je veel mag regelen, begrotingen met de penningmeesters van andere commissies opstelt en dat je ondanks de primair ondersteunende rol je toch invloed kunt uitoefenen. Dit was dan ook de functie waar ik mezelf het meest in kon vinden.

Wat verwacht je van je bestuursjaar te leren en wat heb je al geleerd?
Ik verwacht om te leren dat ik beter kan omgaan met verschillende zaken die spelen. Op de achtergrond spelen namelijk vaak ontzettend veel dingen. Sinds ik bij PM zit heb ik geleerd dit allemaal beter te managen. Ik was altijd iemand die geen agenda en to do lijstjes gebruikte, maar naarmate er steeds meer dingen bij kwamen werd dit toch moeilijker. Nu houd ik een digitale agenda bij en gebruik ik herinneringslijstjes waardoor ik geen moeite meer heb om alles te kunnen managen. Daarnaast ben je continu in gesprek met mede bestuursgenoten, commissies en bedrijven. Hier leer je ook ontzettend veel van.

Hoe zag het selectieproces eruit?
Ik vind dat dit eigenlijk al vrij vroeg begint, ver voor de bestuurssollicitatie. Allereerst moet je ontdekken of je interesse hebt in een bestuursjaar. Dit kan door verschillende mensen te spreken uit het bestuur of oud-besturen. Wanneer het bestuur weet dat je interesse hebt, kunnen ze contact met je opnemen om ervoor te zorgen dat je alles te weten komt wat je zou willen weten. Uiteindelijk lever je een sollicitatiebrief in bestaande uit een CV en motivatiebrief, waarna je op gesprek mag komen. Dit gesprek is best bijzonder, een sollicitatiegesprek 2.0. Je wordt goed aan de tand gevoeld om te kijken of je geschikt bent voor de positie. Voor de positie van penningmeester is het bijvoorbeeld belangrijk dat je verstand hebt van boekhouden, omdat je je hier veel mee bezighoudt. Twee weken later krijg je het verlossende telefoontje en hoor je of je in het Kandidaatsbestuur zit.

Wat zijn je verantwoordelijkheden?
Dit varieert door het jaar heen. Je begint je bestuursjaar met het maken van een begroting, misschien wel de grootste taak van het jaar. Deze maak je aan de hand van het beleidsplan dat je samen met het bestuur opstelt. Van ongeveer mei tot september ben je Kandidaatsbestuur. In deze tijd is er ook nog de penningmeester van het huidige bestuur. Het scheelt enorm dat je niet alles tegelijk hoeft te doen en te leren omdat je voorganger ook nog zijn/haar positie vervult. Na het opstellen van de begroting moet je ervoor zorgen dat er geld binnenkomt, door middel van onder andere de facturatie. Daarnaast moet je de contributie van de leden innen en tussendoor houd je je continu bezig met boekhouden. Alle betalingen worden geregistreerd in het boekhoudprogramma en als backup in Excel. Hierbij is het belangrijk dat alles goed geregistreerd moet worden. Als penningmeester ben je eigenlijk de enige die goed op de hoogte is van de financiën van de vereniging. Hierdoor geef je bij elke vergadering een update.

Hoe ziet een typische week als penningmeester eruit?
Een typische week begint op maandag met het checken van de mail en kijken of er bijzonderheden zijn binnengekomen. Dit hoeft niet alleen maar financieel te zijn omdat iedereen uit het bestuur zich ook met andere taken bezighoudt. Er is namelijk veel meer dan alleen functiespecifieke taken. In mijn mail heb ik vaak facturen, declaraties en betaal verzoekjes die ik vervolgens moet inboeken. Ik verricht eventuele betalingen en zorg ervoor dat alles goed in de administratie wordt verwerkt. 

De rest van de week houd ik me vooral bezig met andere zaken zoals het uitwerken van beleidszaken. Zelf vind ik het daarnaast leuk om me bezig te houden met de PM Podcast. Hiervoor maken we een plan om verschillende sprekers uit te nodigen en onderwerpen aan te dragen. Daarnaast heb ik drie commissies met wie ik contact onderhoud. Wanneer deze op volle toeren draaien, heb ik iedere week een paar keer contact hiermee. Dit is veel diverser dan ik ooit had gedacht.

Welke uitdaging heb je meegemaakt en hoe heb je deze opgelost?
Een voortdurende uitdaging is dat je altijd de afweging moet maken tussen enerzijds prijs en anderzijds kwaliteit en hoeveelheid. In het begin van het jaar maak je een begroting, maar alle belanghebbenden willen graag meer dan de begroting beschikbaar stelt. Dit is de grootste uitdaging omdat er altijd mensen zijn die meer willen dan er begroot is. Als penningmeester moet je hier een balans in zien te vinden. Door corona is het dit jaar wel makkelijker. Dit komt doordat er veel meer zaken niet doorgaan, waardoor op veel meer dingen bespaard wordt. 

Wat wil je verder nog meegeven aan het potentiële nieuwe bestuur?
Je moet je vooral niet te veel vasthouden aan je functie, omdat dit maar een heel klein stukje is van het hele bestuursjaar. De meeste taken kunnen onderling verschoven worden en dit geldt soms zelfs ook voor functiespecifieke taken. Een voordeel dat hierbij komt is dat je het bestuur wordt van een nieuwe vereniging, waardoor je je eigen draai kunt geven aan de nieuwe vereniging.

Ik wil vooral meegeven dat je altijd contact met een van ons of iemand uit een oud bestuur kunt opnemen. Op deze manier kom je erachter of het echt iets voor jou is. Je gaat altijd hoe dan ook een mooi jaar neerzetten. Als je twijfelt, zou ik dus gewoon gaan solliciteren!

Wil jij na het lezen van dit artikel meer weten over de functie van Penningmeester, over een van de andere functies binnen het bestuur of over een bestuursjaar in het algemeen? Stuur dan een mail naar bestuur@studieverenigingpm.com of stuur een van de bestuursleden een berichtje!

Benieuwd wat PM voor jou kan betekenen? Word lid!

Lid worden (€1,-)